מרגישים מתוסכלים כי כל היום אתם בישיבות ולא מספיקים לעבוד?
איזה חלק מהיום העובדים שלכם מבזבזים בישיבות לא יעילות? כמה מהפגישות ביוזמתכם?
פגישות הן אמצעי מצוין לתאום, להגברת מעורבות וסינרגיה אך אסור שתשתקנה את הארגון.
קחו הובלה על הזמן שלכם ושל העובדים שלכם ותנו דוגמה בהכנות וניהול פגישות ולאחריהן.
📌הכנות לפגישה
לפני שהפגישה נקבעת בידקו האם הישיבה הכרחית או שזו מסורת. שימוש בכלים ארגוניים לצורך התעדכנות יכול להוריד תדירות פגישות בתנאי שמשתמשים בהם. ובכלל האם הכרחי שתשתתפו בפגישה או שדי שתקבלו סיכום?
צמצמו את מספר המשתתפים בישיבות כמו שאלון מאסק דורש. פגישות של יותר מששה אנשים בדרך כלל פחות יעילות. שתפו רק מי שעשוי לתורם והמנעו מלשתף אנשים בגלל כבוד ומעמד. מי שצריך להתעדכן יכול לעשות זאת על ידי קריאה של הסיכום.
הגדירו מטרה, 🎯נושאים לדיון ולו"ז לכל פגישה.
קצרו את המשך וקיבעו פגישות של 55 דקות לכל היותר (השאירו 5 דקות למעבר בין פגישה לפגישה). הפגישה תהיה יותר ממוקדת.
דרשו שחומר הרקע יופץ מראש ועברו עליו. דאגו שגם המשתתפים האחרים יגיעו מוכנים. פגישה לא צריכה להיות לימוד משותף של חומר.
📌נהלו את הפגישה
התחילו בזמן וסיימו בזמן. ⏲️
דונו בנושאים החשובים בתחילה הפגישה ובעיקר בסיכונים והזדמנויות כדי למנוע מצב שהזמן שהוקצה מסתיים ולא דנתם בנושאים החשובים.
אל תנסו לפתור בעיות מסובכות בזמן הפגישה. לא כל האנשים חייבים להיות מעורבים בפתרון. מנו אחראים שייטפלו בהן.
אפשרו למי שמרגיש שאינו תורם לפגישה לצאת ולעסוק במטלות יותר חשובות.
📌אחרי הפגישה
דאגו שסיכום הפגישה 🗎 יופץ ומתקיים מעקב אחר ביצוע המטלות בלעדיהם אין טעם לקיים פגישות.
אחת לתקופה בצעו ההערכה ליעילות הפגישות עם המשתתפים.
זמן הוא כמו אוויר לגלגלי הארגון ואתם כמנהיגים אחראים שינוצל בצורה המיטבית!
כמה זמן פגישות אתם יכולים לחסוך?
